Pengertian Payroll Penggajian

Pengertian Payroll Penggajian

Mungkin anda akan menemui istilah payroll gaji saat anda bekerja pada suatu perusahaan nanti dan hal ini mungkin merupakan istilah yang baru anda dengar. Jika begitu, anda sedang membaca artikel yang tepat karena artikel ini akan membahas pengertian payroll gaji; mulai dari pengertian, penggunaan sampai manfaatnya.

Diambil dari bahasa inggris, payroll berarti daftar gaji. Secara tata bahasa, payroll gaji bukanlah suatu istilah yang efektif. Hal ini dikarenakan payroll itu sendiri secara harfiah sudah merupakan hal yang memang digunakan dalam hal penggajian. Jadi, anda cukup menyebut payroll saja dan bukan payroll gaji. Dari pengertian secara harfiah ini, selanjutnya kita akan menggunakan payroll dalam pembahasan selanjutnya.

Berbeda dengan pengertian dari segi bahasa, payroll memiliki arti khusus dalam dunia ekonomi dan akuntansi. Dalam hal ini, payroll merupakan suatu sistem penggajian yang dirancang khusus oleh suatu perusahaan agar proses penggajian para tenaga kerja yang bersangkutan menjadi lebih cepat, efektif dan efisien.

Aplikasi Payroll System yang memudahkan mengatur penggajian untuk karyawan
Aplikasi Payroll System yang memudahkan mengatur penggajian untuk karyawan

Proses penggajian

Seperti yang anda ketahui, gaji atau upah merupakan istilah yang umum digunakan untuk merepresentasikan kompensasi. Perusahaan memberikan kompensasi untuk semua karyawannya sebagai imbalan atas jasa yang mereka berikan untuk mencapai tujuan perusahaan. Secara sosial, biasanya upah lebih sering digunakan oleh kalangan yang bekerja secara fungsional; sementara itu, gaji lebih sering digunakan oleh kalangan yang lebih ringan dalam cara kerjanya.

Dalam periode tertentu, karyawan akan menerima kompensasi dari perusahaan tempatnya bekerja sesuai dengan perhitungan gaji karyawan. Periode ini umum dilakukan setiap bulan, namun ada juga yang setiap minggu atau setiap dua minggu; periode ini bergantung pada kebijakan perusahaan atau kesepakatan yang ditanda tangani dalam kontrak pada awal kerja sama.

Dalam penggajian, perhitungan dilakukan berdasarkan jam kerja dan jumlah hari dalam satu minggu sehingga dalam satu bulan terdapat jumlah total jam kerja seorang karyawan. Namun, perhitungan juga bisa dilakukan berdasarkan penyelesaian sebuah pekerjaan. Akan tetapi, pembahasan penggajian dalam artikel ini dikhususkan untuk perusahaan yang melakukan pengajian setiap satu bulan.

Pengertian Payroll Penggajian
Pengertian Payroll Penggajian

Bagi perusahaan dengan ukuran yang besar, karyawan tetap akan mendapat kompensasi lebih dari hitungan jam, bergantung pada kebijakan masing-masing perusahaan. Kompensasi diluar jam kerja ini bisa berbentuk, tunjangan istri dan anak, tunjangan konsumsi, tunjangan transport dan tunjangan-tunjangan lain. Sementara itu, perusahaan tersebut juga akan melakukan pengurangan pada kompensasi karyawannya seperti iuran pensiun, iuran asuransi, potongan pajak dan lain sebagainya.

Perhitungan gaji dengan berbagai macam penambahan dan pengurangan ini membuat bagian yang berkutat di dalam administrasi penggajian seperti, personalia, umum, keuangan dan akuntansi rawan membuat kesalahan. Kesalahan ini bisa berakibat fatal bagi perusahaan; kerugian yang dialami bisa berbentuk kesalahan dalam pembuatan laporan, kerugian keuangan dan kesalahan dalam mengambil keputusan.

Payroll perusahaan dan manfaatnya

Dengan kerumitan yang tinggi dan resiko kesalahan yang kerap terjadi, payroll digunakan oleh sebuah perusahaan guna mempermudah administrasi penggajian sekaligus meringankan kerja departemen yang bersangkutan dengan resiko kesalahan yang relatif kecil.

Payroll berperan sebagai sistem yang ditujukan untuk menghitung dan mengelola penggajian karyawan sebuah perusahaan. Payroll ini bahkan dapat menentukan gaji karyawan yang sesuai dengan kinerja para tenaga kerja dan profil perusahaan dalam mendapat keuntungan.

Payroll merupakan sebuah perangkat lunak yang didesain khusus oleh ahli teknologi yang diterapkan oleh suatu perusahaan. Formula-formula khusus diaplikasikan pada sistem ini sehingga hasil pengelolaan data yang masuk bersifat konsisten dan dapat dipercaya.

Sistem payroll biasanya sudah terintegrasi dengan seluruh sistem dalam satu perusahaan yang relevan dengan penggajian seperti, daftar hadir, daftar gaji setiap jabatan, daftar tunjangan, daftar pajak dan lain sebagainya. Dengan begini, sistem payroll akan memberikan nominal gaji yang sesuai dengan keadaan di lapangan.

Sistem payroll juga biasanya sudah terintegrasi dengan sistem dana yang dikeluarkan oleh perusahaan. Dengan payroll perusahaan yang terkoneksi dengan jaringan bank tertunjuk, gaji dapat disalurkan melalui rekening bank setiap tenaga kerja hanya dengan melakukan beberapa verifikasi dari beberapa departemen saja. Selain itu, laporan keuangan juga dapat dilakukan dengan lebih mudah melalui payroll ini.